Foi este o mote do desafio que lancei a algumas empresas e, com base nas pessoas que aceitaram partilhar as suas realidades foi possível criar este artigo que agora partilho.

As situações relatadas demonstram que, apesar de existir algum pessimismo, desânimo em geral, e de termos muitas empresas que tiveram de ir para lay-off, e existir muitos despedimentos face ao abrandamento económico, a qualidade da Liderança das empresas já havia preparado o terreno para a forma como estas empresas e as suas equipas reagiram e responderam à situação.

Estamos perante Lideranças fortes, humanizadas, que têm naturalmente por detrás pessoas que são “PEOPLE PERSONS”, que olham para as pessoas dentro das suas equipas e que empreendem ações que mostram que as valorizam.

Confira as questões colocadas, e, no seu caso, que respostas teria para as mesmas.

Compartilhe na seção de comentários abaixo, pois eu aprendo tanto consigo quanto, acredito eu, você comigo.

A pandemia causada pelo COVID19 surgiu sem pré-aviso para todas as pessoas, para todas as atividades no contexto da economia global, expondo a capacidade de todos na forma como melhor souberam lidar com a situação, desestabilizando as economias e desafiando inclusive os modelos de gestão dos negócios e das pessoas em particular.

Agora, mais do que nunca foi necessário olhar para a expressão “mundo VUCA”, pois vários desafios surgiram perante a volatilidade, a incerteza (uncertainty), a complexidade e a ambiguidade que se continua a vivenciar, não apenas no contexto do ambiente empresarial como também individual, obrigando as empresas a trabalhar novas abordagens, novas estratégias para lidar com as suas equipas e para se manterem competitivas e inovadoras.

Tal com Charles Darwin disse “Não sobrevive a espécie mais forte, mas a que se adapta à mudança” ou “O vencedor não será o mais forte, será aquele que melhor se adaptar”, procurei auscultar o mercado para perceber quais os desafios com que lidaram, que estratégias adotaram, como reagiram as pessoas, que balanço fazem, e lançamos o desafio a 60 empresas, das quais 7 contribuíram para a elaboração deste levantamento.

As áreas de negócio destas 7 empresas são: 1 Grande Retalho Alimentar, 2 Tecnologias da Informação, 3 Prestação de Serviços no segmento de Turismo e Lazer, 4 Produção e Distribuição de Vinhos, 5 Produção de Telhas Cerâmicas, 6 Consultoria Empresarial, 7 Consultoria de Marketing.

Gostaria de ter uma amostra mais representativa do nosso tecido empresarial, mas apenas me foi permitido auscultar estas atividades.

De qualquer das formas, julgo que as situações relatadas demonstram que, apesar de existir algum pessimismo, desânimo em geral e de termos muitas empresas que tiveram de ir para lay-off, e existir muitos despedimentos face ao abrandamento económico, a qualidade da Liderança das empresas já havia preparado o terreno para a forma como estas empresas e as suas equipas reagiram e responderam à situação. Estamos perante Lideranças fortes, humanizadas, que têm naturalmente por detrás pessoas que são “PEOPLE PERSONS”, que olham para as pessoas dentro das suas equipas e que empreendem ações que mostram que as valorizam.

A economia mundial, e a portuguesa não constitui exceção, não estava preparada para quase que, de um dia para o outro, tivesse se reinventar…

Se olharmos para a “revolução” em curso com a Indústria 4.0, e mesmo com os esforços dos diferentes Governos dos países para acelerar a transformação das respetivas economias para não ficarem para trás na escala de desenvolvimento e poderem ser mais competitivas à escala global, percebemos que ainda existe muito por fazer… percebemos que a maioria das empresas não inova, não tem os recursos nem o espírito para se posicionar na faixa dos que se diferenciam competitivamente… e depois surgem crises como a atual que marcam toda a diferença ao nível da sobrevivência.

No entanto, é com agrado que vemos que a crise desencadeada com o COVID19 veio acelerar este processo em muitas empresas que permaneciam estagnadas ao nível da evolução tecnológica, obrigando muitos negócios a serem repensados e a criarem as suas versões ONLINE, tornando-se assim mais preparadas para o “novo normal” e mais competitivas.

Por outro lado, também se verificou que as empresas que já haviam iniciado este processo, sentiram menos pressão e, por conseguinte, pode-se dizer que lhes foi mais fácil enfrentar os novos desafios com as suas equipas. As empresas que estavam estagnadas, muito atrasadas nesta transição, sentiram por isso mais dificuldade em várias perspetivas.

Também no que respeita à CULTURA ORGANIZACIONAL, e face ao levantamento realizado no âmbito deste trabalho, verificamos que as empresas com perfis mais humanizados, com uma abordagem mais próxima das pessoas, obtiveram um bom feedback das mesmas aos desafios enfrentados, tendo sido verificado dinamismo, pro-atividade, espirito crítico na procura de novas soluções para situações que agora tinham de ser feitas de outro modo, maior espírito de equipa, mantendo-se produtivas, nalguns casos até mais eficientes, ultrapassado expectativas iniciais.

Para melhor percebermos, aqui ficam alguns dos relatos perante as questões colocadas:

Como principais desafios sentidos com as equipas foram identificados os seguintes:

* Transformar equipas maioritariamente físicas para virtuais

* Como assegurar uma comunicação constante, sem gerar pressão nas pessoas

* Como manter uma informação que transmitisse calma e segurança às pessoas, mas que fosse transparente com todos e promovesse, ao mesmo tempo, uma visão sobre a continuidade dos seus postos de trabalho

* Como manter a motivação das pessoas não estando juntos no mesmo espaço físico

* Gestão da confiança, não só por parte da Direção, como também por parte dos trabalhadores que tiveram de passar a realizar o trabalho de forma remota

* Assegurar que os locais e as pessoas tivessem as medidas de proteção mais adequadas à situação

Como principais reações das pessoas durante o isolamento foram identificadas as seguintes:

* As reações dividiram-se em função do perfil de comportamento das próprias pessoas, embora se tenha destacado o grupo das pessoas que demonstram um maior medo face ao desconhecido, não propriamente à mudança em si, o que é perfeitamente natural, pois a própria natureza humana está criada nesse sentido.

* Como reações foram identificadas: 1 desmotivação, 2 alguns bloqueios/paralisação de ação/raciocínio face à sensação de “choque” que surgiu em áreas onde se verificou o cancelamento, quase que imediato, de atividades que já estavam planificadas com clientes, 3 insegurança quanto ao futuro por parte das pessoas que foram colocadas em lay-off, 4 mudança de rotinas e do próprio mindset, pois agora teriam de passar a trabalhar remotamente, 5 ansiedades e medo de contaminação, não só individual, mas sobretudo para com os seus familiares, no caso das pessoas que se mantiveram a trabalhar no seu local de trabalho habitual

As principais ações implementadas foram:

* Aposta forte na comunicação: revisão da forma de comunicação existente para uma resposta mais assertiva às exigências da situação em curso, com destaque para as seguintes: 1 Informação permanente sobre a situação, procurando transmitir tranquilidade (eu + colegas + familiares) e reforçar as medidas de proteção necessárias; 2 realização de uma reunião diária; 3 criação de uma matriz para se saber quem liga a quem todos os dias, para acompanhamento do plano de atividade, sem micro-gestão, e também para avaliação do ritmo de cada um e respetivas condições;

* Colocaram as pessoas a trabalhar remotamente no caso de funções que assim o permitissem, tendo existindo a preocupação de auscultar as pessoas sobre as condições e eventuais dificuldades

* Implementaram reuniões virtuais diárias, semanais e mensais

De referir que, uma das empresas criou uma equipa que reunia todos os dias onde monitorizavam casos suspeitos, analisavam as mais recentes novidades legislativas e desenhavam propostas de ação, faziam o ponto de situação de cada departamento, atualizavam o valor de recebimento dos clientes. Esta empresa mencionou que reconhecem que nunca tinham acompanhado tão de perto o negócio, e esta rotina, agora não sendo diária, mantém-se com a periodicidade semanal.

* Planos de contingência sobre a nova forma de manter a atividade em curso, onde se inclui a divisão das equipas por turnos e também a alteração da disposição de linhas produtivas para garantir a circulação com o perímetro de segurança

* Colocaram equipas a trabalhar em espelho (alternadas)

* Asseguraram os equipamentos de proteção necessários, tais como máscaras, gel desinfetante, delimitação de área de distanciamento de segurança, termómetros para medição regular da temperatura de todos os funcionários, realização de testes de covid19 para quem regressava ao trabalho (no caso em que as pessoas foram divididas em grupos de trabalho e, intercaladamente, trocavam, um grupo em casa, por 15 dias, outro grupo a trabalhar)

* Reavaliação de projetos/ideias que estavam “na gaveta”, por falta de tempo, para mais tarde poderem ser trabalhados

De realçar ainda que uma das empresas adotou a postura e procurou transmitir a toda a equipa que os desafios vieram para ficar, e tinham de olhar para a situação como o “novo normal” dali para a frente. Isto permitiu desencadear a mudança de vários processos internos, com a simplificação de muitas situações, com grandes aprendizagens e economia de custos, onde se conseguiu a disrupção de algumas situações, com impactos interessantes ao nível da rentabilidade, e também desbloqueios mentais inclusive.

Perante as ações implementadas, a resposta das pessoas foi caracterizada da seguinte forma:

Reação positiva, que, numa escala de 1-5, foi pontuado e justificado como:

* 5, a adesão superou todas as expectativas

* 4, pela sobrecarga de trabalho, gestão do esforço face às prioridades identificadas, gestão e redistribuição

* 4, pela boa recetividade a todas as medidas

Uma das empresas mencionou que, um grupo restrito de pessoas no início sentiu que estavam a ser controladas, mas com a comunicação certa, explicando a prioridade das novas dinâmicas, rapidamente entenderam o resultado esperado das mesmas, e com o tempo concordaram que existiu a troca de partilhas muito enriquecedoras.

Quando questionadas sobre o que mudou na forma como comunicaram com as pessoas, e como mantiveram a comunicação, percebemos que existiu uma forte aposta na comunicação em todas as empresas que colaboraram para este levantamento, tendo sido adotado diferentes opções, tais como:

* criou-se uma reunião virtual diária, no início muito estruturada, mas com o tempo foi aligeirada, passando a incluir alguns tópicos mais informais, com tempo para perguntas e respostas que surgissem. Esta empresa inclusive criou um momento de meditação em grupo, tendo sido uma iniciativa que era facultativa, e que permitiu a quem nunca o fez, poder experimentar.

* comunicação geral para toda a empresa, numa primeira fase, tendo-se seguido a implementação de reuniões virtuais, mensagens por email, disponibilização do telefone do Diretor de RH e também do Diretor de Produção para qualquer dúvida que surgisse, comunicação mensal (via email) com o plano para o mês seguinte e auscultação sobre pontos de situação.

* a comunicação melhorou imenso através do formato digital e as situações passaram a resolver-se mais rápido, sobretudo em equipas onde já existia um bom entrosamento entre as pessoas

* comunicação mais próxima de todas as pessoas, com diferentes abordagens e muito mais frequente.

* construiu-se uma comunicação mais empática, existindo uma enorme preocupação de se colocarem na pele do outro, e isto marcou a diferença e ajudou as pessoas dos níveis mais baixos da hierarquia perceberem que a Direção também estava a passar pela mesma situação. * numa das empresas criou-se uma comunicação presencial no terreno mais forte, tendo sido também criado uma equipa composta por médicos, enfermeiros, técnicos de segurança no trabalho que estiveram presentes para tirar todas as dúvidas, auscultar as ansiedades e receios e ajudar a incutir a necessidade de aprenderem a lidar o mais rápido possível com as novas exigências de prevenção e segurança. O foco foi manter as pessoas informadas, clarificando más interpretações face ao que obtinham da comunicação social, compreender as medidas de contenção impostas, tendo-se adaptado por vezes a comunicação consoante a realidade de cada pessoa, procurando que estas percebessem o impacto das suas ações para se protegerem a si, às suas famílias e aos colegas de trabalho.

Quando questionada a pessoa entrevistada sobre como sentiu que lidou em termos profissionais e pessoais com estes novos desafios verificamos que a maioria lidou bem, tendo mantido as rotinas diárias.

Nos relatos sobressai:

* a existência de uma sobrecarga de trabalho, preocupações acrescidas, mas nem todas as pessoas valorizaram o esforço que as Direções estavam a ter, o que, de certa forma, fazia sentir alguma frustração

* um maior reforço do espírito de equipa

* o apoio do(a)s parceiro(a)s que ficaram em homeoffice e que permitiu a divisão de tarefas/responsabilidades

Apesar destes relatos, também foi reconhecido que:

i) “a falta do toque”, do contato físico e presencial com as pessoas, se revelou muito difícil, tendo sido necessário realizar um trabalho de auto-controlo, um trabalho de mindset para manter a serenidade.

ii) não foi fácil de lidar com o cancelamento de todas as situações em curso, pois não sabia até quando a situação iria permanecer assim, e de repente surge a sensação como vou fazer para sustentar a minha família…

iii) após a negação inicial, surgiu a fase de “reconstrução” de ideias para procurar soluções e alternativas ao cenário de total inexistência de atividade face à situação em que se vivia

iv) a saturação e irritabilidade elevou-se em alguns casos por estarem confinados em casa com as respetivas famílias, e a trabalhar em homeoffice, mas o apoio emocional e a realização de atividades para recarregar baterias foram determinantes para minimizar o impacto destas situações.

Quando questionada a pessoa entrevistada sobre como sentiu que esteve o seu nível de motivação, de energia durante aquele período, e, tal como seria de esperar, existiram flutuações que exigiram estratégias para o reajuste necessário às novas situações. De entre as situações relatadas, destacamos:

* foi um misto de emoções. Se por um lado, é uma pessoa que gosta de desafios e criar planos de contingência, de adrenalina e de agitação, por outro lado, tem perfeita noção do que precisa para repor as suas energias. Neste período, reconhece que foi de elevado desgaste físico, e foi também um momento em que esteve muito motivada a ajudar os outros a lidar de forma muito mais positiva com a situação.

* as estratégias pessoais que trazem energia e reequilibram o corpo e a mente, ferramentas para gestão de stress, foram fundamentais para ter a capacidade para lidar com os seus desafios e, ao mesmo tempo, ser uma “ponte” de ajuda para com outros à sua volta

* apesar de ser uma pessoa positiva e motivada, como foi forçada a ficar isolada e os clientes cancelaram os serviços, teve de virar o seu foco para situações que não fazia, ou que estavam a ser adiadas, por falta de tempo. Rentabilizou o tempo com situações pessoais e profissionais através deste foco.

* como pessoa positiva, olha sempre o copo meio cheio, e não ao contrário. Manteve rotinas que o re-energizam para manter o seu nível de motivação, até porque é um líder de pessoas, e elas precisam que esteja bem para as ajudar a manterem-se motivadas. Isto não mudou só porque estávamos a vivenciar esta situação de co-finamento.

* não foi fácil, com picos de flutuação diários, até porque o contexto da sua atividade registava essas mesmas flutuações diárias… estavam a lidar com um cenário sem precedentes, sem a mínima previsibilidade… ora existia boas perspetivas, como passado umas horas, chegavam notícias contrárias, informações que chegavam ao longo do dia e que se contradiziam constantemente. Isto foi muito complicado de gerir, e naturalmente, afetou muito o nível de motivação e energia.

* registou oscilações e tentou compensar com atividades exta-laborais que ajudam a re-energizar. Fazia pausas no trabalho para tal, pois estava em modo homeoffice, e isto permitiu-lhe encontrar uma forma de controlar a motivação e energia.

* o nível de motivação foi registando uma subida à medida que o tempo foi passando e se começou a perceber como o sector estava a reagir e que não iria ser necessário avançar-se para uma situação de lay-off, o que seria mais complicado de gerir emocionalmente, pois tem uma equipa grande a seu cargo.

Quando questionada a pessoa entrevistada sobre como sentiu que geriu o balanço entre a vida profissional e pessoal naquele período, constata-se um saldo positivo, tendo-se destacado os seguintes relatos:

* mantiveram as mesmas rotinas, até porque isso é crucial para garantir os níveis de motivação e energia necessários para lidar com os seus desafios pessoais e, sobretudo, por liderarem equipas

* foco nas prioridades exigidas face à situação

* reconhecimento de maior produtividade em casa porque não existiam tantas interrupções como as que se verificam quando estão na empresa

* existe ainda um relato de que foi possível assegurar um serviço com recursos internos que, antes era subcontratado, porque conseguiram ser mais eficientes sem as tais interrupções e arranjaram mais blocos de tempo livre para poderem fazer mais serviços.

Quando se questionou se a comunicação se cingia apenas à parte profissional ou se, sobretudo neste período, existiu a auscultação da parte emocional das pessoas, percebemos que começou a ser introduzido a componente emocional, quando, até então, não fazia parte, e foi intensificado nos casos em que já era uma prática da empresa. A humanização na comunicação foi intensificada.

Quando se questionou sobre o nível de resposta da equipa às solicitações da empresa durante este período, na sua maioria, obteve-se reações muito positivas. Este resultado também foi conseguido pelo trabalho de comunicação conduzido, pelo esforço de maior humanização introduzido, pela flexibilidade que foi permitida, e pela capacidade de mostrar calma e segurança de que tudo estava a ser feito para o bem de todos.

Quando se questionou sobre o tipo de recursos e suporte adicional que foi proporcionado para as pessoas que tiveram de estar a trabalhar a partir de casa, verificou-se que já existiam infraestruturas preparadas, plataformas de comunicação que já estavam a ser utilizadas, só que agora foi necessário massificar a sua utilização. Em termos físicos, existiram relatos de dificuldades ergonómicas, nomeadamente a cadeira pois na empresa é adaptada a tantas horas de utilização, coisa que não acontece com a cadeira que as pessoas têm em casa. Existiu ainda uma empresa que relatou que as pessoas que tiveram de trabalhar a partir de casa e, quando foi aplicável, foi-lhes permitido levar alguns equipamentos para ser possível executar as suas tarefas.

Dentro deste tema, ficou por analisar a atuação das empresas para compensar as pessoas que tiveram de trabalhar a partir de suas casas, no que respeita ao acréscimo dos encargos com internet, luz, climatização, quando aplicável, material de escritório, só para falar destes…

Quando se questionou sobre como lidaram com os prazos, e, tal como já seria de esperar, de acordo com o perfil de cada um, observaram-se diferentes reações, mas nenhuma das empresas que participaram neste estudo tiveram de enfrentar incumprimento de prazos. Destaco alguns dos comentários a esta questão:

* no início, algumas pessoas registaram grande desorientação porque não estavam a conseguir gerir os prazos acordados face às dinâmicas que tiveram em ambiente familiar em contexto de confinamento forçado, mas existiu compreensão e suporte por parte da liderança, onde se procurou ajudar a manter o foco, dentro da situação.

* os prazos foram assegurados com a flexibilidade necessária por parte da equipa, tendo-se assistido a um ótimo trabalho de equipa, com o apoio e suporte sempre que era necessário.

* os prazos nunca foram um problema, pois as equipas já estavam a trabalhar com prazos e dispõem de recursos que lhes permitem entregar os resultados dentro dos dead-lines.

* numa determinada empresa até se verificou a antecipação da concretização de tarefas face à melhor gestão do tempo perante a redução das interrupções e a reuniões mais focadas.

Quando questionadas sobre o que veio para ficar, constatou-se que o formato de 5 dias na empresa para determinadas atividades já não faz sentido, alguns dias sim, mas acreditam que irá ser revisto o formato para uma proposta mista. O MINDSET mudou na maioria dos casos, e o trabalho remoto irá ganhar uma nova dimensão.

📣 Em súmula:

✅ Perante todos os desafios enfrentados, as empresas que já estavam melhor preparadas ao nível da infraestrutura informática e dispunham de Culturas Organizacionais mais humanizadas tiveram o processo mais facilitado.

✅ A COMUNICAÇÃO foi um elemento-chave.

✅ A preocupação com as pessoas marcou a diferença e acelerou a resposta positiva das pessoas aos desafios enfrentados.

✅ O mindset, o perfil comportamental das pessoas foi determinante para a qualidade de vida que tiveram neste período de tempo.

✅ As reações, os receios, as emoções sentidas variaram ao longo do período, existindo até oscilações diárias, mas a forma como foram interpretadas e valorizadas pela própria pessoa fizeram a diferença para terem avaliado de forma positiva a sua situação no modo como conseguiram lidar com as situações durante este desafiante período.

✅ O apoio familiar assim como em contexto de trabalho foi determinante para a minimização de impactos ao nível das situações do foro mental, designadamente situações de stress, ansiedade, entre outras.

✅ A capacidade de adaptação, resiliência e proatividade das pessoas foi determinante para as empresas terem registado os excelentes resultados relatados.

✅ As pessoas com espírito de iniciativa, que não se acomodam, que procuram agir perante os desafios que aparecem marcam a diferença, não apenas em contexto profissional como também ao nível pessoal e familiar.

✅ Foi possível acelerar a concretização de projetos e ideias que estavam “na gaveta” por falta de tempo.

✅ Existem situações que vieram para ficar!

✅ A socialização é e continuará a ser um elemento fundamental para a saúde mental das pessoas.

✅ Com as estratégias, os instrumentos e as rotinas certas, as pessoas conseguem manter o nível de motivação e energia necessárias para enfrentar grandes desafios.

✅ As pessoas e os resultados superaram as expectativas.

✅ As pessoas e as empresas estão de parabéns pelo esforço, dedicação e trabalho realizado!

E no seu caso? Que respostas tem perante estas questões?

As situações relatadas trouxeram algumas respostas que o ajudam a melhor compreender a sua situação? Abriram uma nova perspetiva para o futuro?

Como geriu todo este processo?

Como a sua empresa sentiu e reagiu a toda esta situação?

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Um especial agradecimento às pessoas e às empresas que aceitaram colaborar no presente estudo, deixando os respetivos testemunhos que deram o suporte ao presente artigo.

Não expomos nenhum interveniente, como forma de assegurar a garantia de confidencialidade que ficou acordada.